Informacijos išsaugojimas

Informacijos tvarkymo procesas apima informacijos grupavimą, naujos medžiagos integravimą į jau turimas žinias, asmeninės informacijos šaltinių duomenų bazės sukūrimą. Tai sudaro sąlygas sėkmingam tolesniam darbui. Suradę tinkamą informacijos šaltinį, kurį žadate naudoti atsiskaitymo ar mokslo darbe, turite iš karto išsaugoti informacijos šaltinio bibliografinius duomenis, leidžiančius identifikuoti ir rasti šaltinį, pasižymėti pastabas apie informacijos šaltinį, o jeigu reikia, išsaugoti dokumento kopiją. Norint išsisaugoti informaciją apie dokumentus, galima naudotis kortelėmis. Kiekvienam informacijos šaltiniui yra surašomi jį identifikuojantys bibliografiniai bei papildomi duomenys ir atspausdinami kortelėje:

  1. Knygoms aprašyti pateikiama pagrindinė informacija: autorius, antraštė ir paantraštė, leidimo vieta, leidimo metai.
  2. Žurnalo straipsniui: autorius, straipsnio antraštė, leidinio antraštė, tomo numeris, dalies numeris, publikacijos data, puslapiai.
  3. Konferencijų pranešimui: autorius, pranešimo antraštė, konferencijos medžiagos antraštė, konferencijos data ir vieta, publikacijos data, puslapiai.
  4. Elektroniniams leidiniams be jau minėtų duomenų papildomai išsaugojamas elektroninės prieigos adresas arba duomenų bazės pavadinimas.

Greta bibliografinės informacijos gali būti pažymėti reikšminiai žodžiai, tezauro terminai, deskriptoriai arba identifikatoriai. Taip pat naudinga išsaugoti Jūsų arba autorių parengtas santraukas arba apžvalgas. Rekomenduojama naudoti standartizuotą dokumentų aprašymo formatą:

  1. AUTORIUS(Ė) - Sullivan, John
  2. ANTRAŠTĖ - Economic analysis of a proposed industrial robot
  3. ŠALTINIS, KURIAME IŠSPAUSDINTAS STRAIPSNIS - Mechanical Engineering.- Vol.45, Nr.6 (1993), p.118-126.
  4. REIKŠMINIAI ŽODŽIAI - robototechnika, valdymo sistemos, optimizavimas, hidrauliniai varikliai, kompiuterių modeliavimas.
  5. REFERATAS - Straipsnis nagrinėja pramoninių robotų naudojimo ekonominius aspektus ..... 
  6. DOKUMENTO TIPAS žurnalo straipsnis
  7. KALBA - anglų
  8. LEIDIMO METAI - 1993
  9. KOMENTARAI - naudinga apžvalga (156 apž.)

  

Padidintas vaizdas

Kortelės gali būti sudėliotos autorių arba dokumentų antraščių abėcėlės seka, pagal tematiką sistemine ar abėcėline seka. Informacijos grupavimas pagal tematiką reikalauja atidumo ir užima daug laiko. Jeigu tos pačios temos dokumentų nėra daug, tuomet jie gali būti tinkamai sugrupuoti pagal kelias antraštes ir gali pasiteisinti ši nesudėtinga tvarkymo sistema. Kai informacijos šaltinių yra keliasdešimt ar keli šimtai, tuomet informaciją tvarkyti ir rasti reikalingus informacijos šaltinius yra gana sudėtinga.

Renkantis surastų dokumentų bibliografinės informacijos tvarkymo metodą, reikėtų įvertinti:

  1. Informacijos šaltinių kiekį ir jų augimo greitį;
  2. Turimą techninę įrangą, kompiuterių laikmenas;
  3. Paieškos galimybes - pagal autorių, antraštę, dalyką, chronologines ribas, kelių paieškos žodžių junginį.

Dabartiniu metu populiarėja kompiuterizuotos personalinės informacijos sistemos. Jos yra pažangesnės ir efektyvesnės informacijos tvarkymo priemonės, nes užima mažiau vietos ir leidžia greičiau rasti išsaugotą informaciją. Personalinė bibliografinė sistema palengvina informacijos įvedimą, leidžia redaguoti ir taisyti įrašus, rūšiuoti ir išdėstyti informaciją, papildyti informaciją, prijungti nuorodas, atlikti paiešką pagal įvairius požymius ir pan.

Duomenis galima kaupti duomenų bazėse, naudojant gana populiarias ir daugeliui prieinamas programas, kurios nereikalauja ypatingų žinių ir gebėjimų (pvz. Excel, Access). Naudojant šias programas, galima sukurti bibliografinių įrašų duomenų bazę, kurioje įrašai daromi pagal iš anksto numatytus duomenų aprašymo, laikymo ir naudojimo principus. Taip pat galima naudotis specialiai bibliografinės informacijos tvarkymui sukurtomis programomis, t.y. personaline bibliografine programine įranga (Personal Bibliographic Software - PBS). Šios programos leidžia eksportuoti įrašus iš duomenų bazių, persiųsti informaciją pageidaujamu formatu, atlikti paiešką savo sukauptų bibliografinių duomenų bazėje. Personalinei bibliografijai tvarkyti gali būti naudojamos programos: EndNote, Papyrus, Pro-Cite, Reference Manager. Šios programos yra mokamos ir reikalauja specialių programos naudojimo gebėjimų. Bet kuri personalinė įrašų tvarkymo sistema turėtų turėti galimybę panaudoti loginius operatorius, rūšiuoti ir filtruoti duomenis.