Ataskaita yra tam tikro formato dokumentas, kuriame atvaizduotas visos DB ar jos atskirų dalių turinys. Pagrindinė ataskaitos paskirtis - pateikti duomenis (rezultatus) patogioje vartotojui formoje, t.y. taip, kad juos būtų galima lengvai analizuoti, apibendrinti ir padaryti teisingas išvadas. DBVS įgalina gana paprastai sukurti ataskaitą. Į ataskaitą įmanoma įtraukti duomenis iš kelių tarpusavyje susietų lentelių, taip pat ir iš virtualiųjų lentelių. Duomenis leidžiama įvairiai rūšiuoti, grupuoti, atlikti su jais įvairius skaičiavimus. Paruošta ataskaita gali būti peržiūrima kompiuterio ekrane, išsaugoma išorinėje atmintyje kaip atskiras failas, spausdinama popieriuje, po to įvairiais būdais dauginama. Ataskaitą galima sukurti dviem būdais:

1. Naudojantis standartinėmis formomis;

2. Pačiam vartotojui pasirenkant ataskaitos formą.

Pirmasis būdas gerokai apriboja vartotojo pasirinkimą, kadangi ataskaita kuriama pagal sistemos siūlomą formatą. Žymiai daugiau galimybių atsiranda formuojant ataskaitą antruoju būdu. Čia vartotojas gali laisvai pasirinkti jam priimtiniausią ataskaitos formatą. Be to, į pagalbą ateina tam tikslui skirti specialūs instrumentai - ataskaitų dizaineriai. Modernios DBVS taip pat leidžia duomenis pateikti įvairiausių formatų diagramų pavidalu.

Kiekviena ataskaita turi tam tikrą struktūrą, į kurią privalu atsižvelgti. Ataskaitoje išskiriamos tokios trys zonos: antraštės zona, pagrindinė zona, pabaigos zona. Antraštės zonoje rašoma informacija, kuri turi būti viso dokumento pradžioje. Jei dokumentą sudaro keli puslapiai, tai nurodoma ir informacija, kuri turi būti kiekvieno puslapio pradžioje. Pagrindinė zona apima eilutes, kurios dažniausiai vaizduoja vieną duomenų bazės įrašą. Ataskaitos pabaigos zona analogiška antraštės zonai, tik jos turinys vaizduojamas dokumento (ar puslapio) pabaigoje. Ataskaitos pavyzdys pateiktas 1 pav.

1 pav. Ataskaitos pavyzdys